С 22 ноября действует закон об электронном документообороте в трудовых отношениях

Документы, которые связаны с работой, теперь можно создавать, подписывать и хранить в электронном виде, кроме:

• трудовых книжек и сведений о трудовой деятельности;
• приказов об увольнении;
• журналов инструктажей по охране труда;
• актов о несчастном случае на производстве.

Электронный документооборот будут вести на единой цифровой платформе «Работа в России». Перейти на платформу «Работа в России» можно через госуслуги. Организация сможет использовать свою информационную систему, если в ней можно подписывать, хранить документ и подтверждать, что стороны его получили.

Чтобы перейти на электронный документооборот, организация должна:

• обеспечить электронными подписями всех работников;
• издать приказ о дате введения электронного документооборота;
• составить перечень документов и перечень работников, для которых устанавливается электронный документооборот;
• уведомить работников о переходе на электронный документооборот.

Трудовые договоры, допсоглашения к трудовым договорам, договоры о материальной ответственности, ученические договоры будут подписывать усиленной электронной подписью.

Работник может через электронный документооборот отправлять работодателю заявления, которые предусмотрены Трудовым кодексом. Например, заявление о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы. Работодатель должен рассмотреть документы на следующий день после их отправления работником.

Документы или копии документов, которые связаны с работой, работнику должны выдать в бумажном или в электронном виде через госуслуги в трехдневный срок.

Работодатель будет хранить электронные документы в течение 50 лет, если делопроизводство по ним закончено после 1 января 2003 года. Если делопроизводство закончено до 1 января 2003 года, то хранить электронные документы нужно 75 лет (ст. 22.1 Закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ).

Работник может отказаться от перехода на электронный документооборот.

Источник: Закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ