Документы после медосмотра: какие хранить в организации, а какие оставить работнику

Обязанности работодателя по медосмотрам не заканчиваются, когда работник вышел от врача. Документы, которые оформят по результатам, нужно обработать и хранить в соответствии с требованиями закона — иначе штраф. Какие бумаги оставить сотруднику, а какие забрать работодателю — рассказали в статье. Проверьте, правильно ли в вашей компании обработали результаты медосмотров.

Какие документы оформят по результатам медосмотра

Предварительный медосмотр. По результатам предварительного осмотра остаются три документа: медицинская карта, паспорт здоровья и заключение (пп. 10.1, 10.2, 12 Порядка проведения медицинских осмотров, утв. приказом Минздравсоцразвития от 12.04.2011 № 302н; далее — Порядок № 302н). Эти бумаги оформляет медорганизация, где работник проходит осмотр.

Медкарту начинают заполнять до начала осмотра, постепенно вносят в нее записи врачей, результаты анализов и приобщают к ней один экземпляр заключения о результатах. В паспорт здоровья вносят информацию о работнике, например: Ф. И. О., паспортные данные, телефон и т. д. Также в паспорте указывают данные работодателя, медорганизации и результаты осмотра.

В заключении прописывают данные работника, наименование работодателя, указывают, относительно каких производственных факторов из Порядка № 302 проводили обследование и делают отметку о результатах: выявили или нет медицинские противопоказания. Паспорт и заключение выдают на руки работнику, а карту оставляют в медорганизации.

Статья в тему

Какие документы нужны, чтобы направить работников на периодический медосмотр

Периодический медосмотр. По результатам периодического осмотра остаются: медкарта, паспорт здоровья, заключение и заключительный акт. Медицинская организация составляет заключительный акт не позднее 30 календарных дней после медосмотра и направляет экземпляр работодателю в течение пяти рабочих дней. Акт заполняют по требованиям из пункта 43 Порядка № 302н. Например, в документе прописывают, какой процент работников из заявленного списка прошел периодический медосмотр, рекомендации по оздоровительным мероприятиям и результаты выполнения рекомендаций предыдущего акта.

Работодатель обязан выполнить рекомендации медкомиссии, указанные в заключительном акте. Для этого составляют план работы, в котором указывают мероприятия, исполнителей и сроки. Далее в произвольной форме составляют отчет и направляют в медицинскую организацию.

Что хранить в организации

Закон требует хранить списки контингента и поименный «постоянно». Для организаций этот термин означает — не менее 10 лет (п. 645 раздела 7.3 приказа Минкультуры от 25.08.2010 № 558)

После предварительного медосмотра храните в организации медицинские заключения. Этот документ выдают на руки работнику. В законе не указано, что работодателю его нужно забрать, но иначе трудно доказать, что работники прошли предварительный медосмотр. Этой позиции придерживается Роструд. Храните заключения в соответствии с 14-й главой Трудового кодекса и требованиями закона о персональных данных (Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»). Обрабатывать персональные данные можно с целью соблюдения закона (ст. 86 ТК). А заключения работодатель хранит, чтобы подтвердить выполнение требований трудового законодательства.

После того как работник уволится из организации, уничтожьте заключение. Срок его хранения не установлен, а в этом случае закон о персданных требует уничтожить или обезличить документ, когда больше нет цели обработки (п. 7 ст. 5 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ).

После периодического медосмотра в организации хранят заключительный акт не менее пяти лет. При проверке инспектор может запросить документы по медосмотру за предыдущие годы. Также результаты осмотров работника может запросить комиссия по расследованию несчастного случая. Если документов не будет, организацию оштрафуют на сумму от 110 тыс. до 130 тыс. руб. (ч. 3 ст. 5.27.1 КоАП).

Если в организации были несчастные случаи или профзаболевания, заключительный акт после пяти лет хранения не уничтожайте. Оригинал документа может запросить суд или другие органы, которые назначают пенсии и пособия. Поэтому приобщите акт к материалам расследования и храните 45 лет при несчастном случае и 75 лет при профзаболеваниях.

Что оставить сотруднику

Не забирайте и не храните в организации паспорт здоровья сотрудника. Документ содержит персональные данные. В отличие от медзаключения, работодателю не нужно обрабатывать его с целью соблюдения закона. Хранить паспорт здоровья — дополнительный риск для работодателя нарушить закон о персональных данных (Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ). Можете запросить копию паспорта с письменного согласия работника только тогда, когда еще не готов заключительный акт.