Без каких документов не пройти проверку ГИТ?

11 Марта 2016 г.

Какие документы обязательно должны быть в организации

Несмотря на то что с планом проверок Роструда можно ознакомиться заранее, для многих работодателей визит инспекторов становится неожиданностью. Документы приходится приводить в порядок в спешке, а некоторые из них разрабатывать с нуля. За нарушения работодателя накажут серьезным штрафом, а ответственных сотрудников могут уволить. Чтобы такого не произошло, разберемся, без каких документов точно не пройти проверку.

Охрана труда – это лишь малая область, которую проверяет ГИТ. В первую очередь инспекторов будут интересовать общие вопросы соблюдения трудового законодательства. Поэтому начнем с обязательных документов, которые должны быть у работодателя.

 

Трудовой договор

Инспектора ГИТ заинтересует наличие трудовых договоров (ст. 56 ТК РФ) с работниками. Если работодатель не оформил трудовой договор при приеме сотрудника, то его нужно подписать позднее, указав фактическую дату начала трудовых отношений. При изменении условий труда заключают дополнительные соглашения к трудовому договору (ст. 72 ТК РФ), которые также заинтересуют инспектора.

ГИТ проверит:

  1. Не подменяет ли работодатель трудовые отношения гражданско-правовыми. Инспектор изучит гражданско-правовые договоры и, если в них есть признаки трудовых отношений, привлечет работодателя к ответственности (ст. 19.1 ТК РФ).
  2. Срок заключения трудовых договоров. Он не может превышать трех дней с момента фактического допуска к работе (ст. 67 ТК РФ).
  3. Условия трудового договора и его законность. В трудовом договоре обязательно указывают условия труда на рабочем месте, гарантии и компенсации, положенные работнику (ч. вторая ст. 57 ТК РФ).

Трудовая книжка

Трудовая книжка подтверждает работу и стаж сотрудника. Все работодатели, кроме физических лиц – не индивидуальных предпринимателей, должны вести трудовые книжки. По желанию работника в трудовую книжку могут вносить сведения о работе по совместительству (ст. 66 ТК РФ).

ГИТ проверит:

  1. Ведет ли работодатель трудовые книжки на всех работников.
  2. Как заполнены трудовые книжки.

Правила внутреннего трудового распорядка

  • Правила внутреннего трудового распорядка (далее – ПВТР) регламентируют:
  • порядок приема и увольнения работников;
  • права и обязанности сторон трудового договора;
  • режим работы;
  • время отдыха;

меры поощрения и взыскания и другие вопросы трудовых отношений.

Это обязательный документ для всех предпринимателей и организаций, кроме тех, в которых действуют уставы и положения о дисциплине (ст. 189 ТК РФ). В ПВТР нельзя закреплять дисциплинарные взыскания, не предусмотренные Трудовым кодексом, например штрафы.

ГИТ проверит:

  1. Правильно ли приняты ПВТР. При их разработке необходимо учесть мнение профсоюза, если он есть в организации (ст. 190, 372 ТК РФ).
  2. Ознакомлены ли работники с ПВТР под роспись (ст. 22, 68 ТК РФ).

Штатное расписание

В штатном расписании указывают структуру, состав и численность организации. Оно содержит:

  • перечень структурных подразделений;
  • наименования должностей, профессий с указанием квалификации (классов, разрядов и т. д.);
  • сведения о количестве штатных единиц.

На основе штатного расписания составляют перечень рабочих мест для спецоценки условий труда, разрабатывают список контингента, подлежащего медосмотру, и другие важные документы по охране труда. В идеале название должности работника по штатному расписанию должно совпадать с названием в Едином тарифно-квалификационном справочнике. Тогда точно не будет проблем с назначением работнику льгот и компенсаций за условия труда, досрочной пенсии.

ГИТ проверит:

  1. Совпадают ли должности в штатном расписании с должностями в трудовых договорах работников.
  2. Не принимает ли работодатель сотрудников на должности, которых нет в штатном расписании.

Какие документы стоит держать наготове

Иногда инспектор требует показать документы, которых у работодателя нет, потому что их не обязательно разрабатывать по трудовому законодательству. С ГИТ можно поспорить, но разработать некоторые необязательные документы будет нелишним.

Должностные инструкции

В Трудовом кодексе нет упоминания о должностных инструкциях. Работодатель сам решает – разрабатывать их или нет. Должностные инструкции (регламенты) обязательны только для некоторых категорий персонала – например, сотрудников органов внутренних дел1. Но на практике, если в организации нет должностных инструкций, это может привести к проблемам. В спорной ситуации работодатель не сможет доказать, какие у работника трудовые функции.

ГИТ проверит:

  1. Наличие должностных инструкций, если в трудовых договорах не прописаны права и обязанности работников. Лучше разработать инструкции на все должности, а для рабочих профессий утвердить квалификационные характеристики.
  2. Ознакомлены ли работники с должностными инструкциями под роспись.

Коллективный договор

Коллективный договор нужен для регулирования социально-трудовых отношений. Это не обязательный документ, который принимается только по инициативе работников или работодателя. Коллективный договор может содержать положения о выплате компенсаций, улучшении условий и охраны труда работников и т. д. (ст. 41 ТК РФ). Рекомендованный макет коллективного договора утвержден Минтрудом России 6 ноября 2003 г.

ГИТ проверит:

  1. Не нарушают ли положения коллективного договора трудовое законодательство. Например, нельзя предусматривать возможность снижения зарплаты, ее выплату один раз в месяц, пониженную оплату труда на испытательном сроке и т. д.
  2. Соблюден ли порядок подготовки, заключения и изменения коллективного договора. Работодателя накажут, если он больше двух недель не отвечал на запрос профсоюза и не давал информацию для проведения коллективных переговоров, безосновательно отказывался заключать коллективный договор (ст. 5.29–5.31 КоАП РФ).

Какие документы по охране труда подготовить к проверке

Проверка ГИТ обязательно затронет документы по охране труда. Обычно инспекторов интересуют:

  1. Положение о службе охраны труда, если оно есть в организации.
  2. Приказ о возложении обязанностей специалиста по охране труда на работника организации или договор со сторонней организацией на проведение работ по охране труда.
  3. Приказ о распределении обязанностей по охране труда среди руководителей подразделений.
  4. Отчет о проведении спецоценки или аттестации рабочих мест.
  5. Перечень сотрудников, освобожденных от  первичного инструктажа на рабочем месте.
  6. Приказ о создании постоянно действующей комиссии по охране труда.
  7. Протокол заседания комиссии по охране труда.
  8. Программы обучения по охране труда по профессиям.
  9.  Программы вводного инструктажа и инструктажа на рабочем месте.
  10.  Документы об обучении работников по охране труда (удостоверения), в том числе руководителя организации.
  11.  Документы, связанные с выдачей СИЗ (личные карточки учета выдачи СИЗ).
  12.  Журналы:
    • вводного инструктажа;
    • инструктажа на рабочем месте;
    • учета выдачи инструкций по охране труда;
    • учета инструкций по охране труда для работников;
    • регистрации несчастных случаев на производстве;
    • предрейсового медосмотра.
  13.  Инструкция по оказанию первой помощи.
  14.  Перечень инструкций по охране труда.
  15.  Инструкции по охране труда на каждую должность, по видам работ.

Источник: e.otruda.ru